Bespaar dit jaar geld en tijd met uw Microsoft EA verlenging

Wilt u aanzienlijk besparen op kosten en tijd bij de verlenging van uw Microsoft Enterprise Agreement (EA) dit jaar?  Dan bent u bij Q-Advise aan het juiste adres: wij zijn uw betrouwbare partner in dit gehele proces. Enterprise Agreements (EA’s) zijn voor grote ondernemingen in veel gevallen de beste manier voor tot een groot scala aan Microsoft-software en – cloud diensten. Hiermee profiteert u niet alleen van kortingen, maar ook van stabiele langetermijnprijzen, verminderde compliance- en aankoopkosten en de optie tot maatwerk in voorwaarden. En daarom is een Enterprise Agreement onderhandeling zo belangrijk, want dit kan u uiteindelijk aanzienlijke besparingen opleveren.  

Daarom helpen wij u bij Q-Advise graag: wij staan garant voor expertise en ondersteuning bij iedere stap van uw  Microsoft Enterprise Agreement verlengingsproces. 

EA: De waarde van een EA zit in de voorspelbare prijsstelling gedurende de looptijd van het contract, of dit nu een vaste prijs is voor de hele periode of een vastgesteld jaarlijks prijsschema. Een EA geeft u de mogelijkheid om eenmaal per jaar bij de verlenging van het contract met Microsoft af te rekenen (bekend als een ‘True-Up’), zonder dat u elke keer uit eigen zak moet te betalen voor extra licenties. 

Risico: Bij het onderhandelen over een Enterprise Agreement (EA) kunt u uw financiële “risico” verkleinen, vergelijkbaar met strategieën uit de beveiligingssector. Door slim te onderhandelen, beschermt u uw organisatie tegen latere kosten door tactieken van Microsoft, zoals licentiecontroles en de verkoop van aanvullende licenties en diensten op langere termijn.  

Wat zijn de voordelen van een Enterprise Agreement? 

Er zitten verschillende voordelen aan het afsluiten van een Microsoft Enterprise Agreement. Zo staat deze overeenkomst bekend om voordelige prijs per prodcut, die door slimme, tijdige  onderhandelingen zelfs nog verder verlaagd kunnen worden. Ook garandeert Microsoft een prijsprotectie voor de gehele looptijd. Deze looptijd ligt normaal gesproken tussen de drie en de vijf jaar. In sommige gevallen kan een EA ook voor een jaar worden afgesloten. Een ander voordeel is de mogelijkheid om verschillende producten in één bundel aan te schaffen. Deze optie biedt klanten grote kostenbesparingen vergeleken met de aankoop van losse producten.  

Let wel op: dit brengt wel met zich mee dat de samenstelling van producten en diensten in sommige gevallen niet volledig aan persoonlijke voorkeuren voldoet. Om de beste deal te sluiten, u moet dus compromissen sluiten. Het is dus een strategisch aankoopproces. Maar dit stimuleert zeker een efficiënter licentiebeheer en kan helpen om budget voor IT beter te beheren en te voorspelen. 

Wat zijn de nadelen van een Enterprise Agreement? 

Hoewel een Microsoft Enterprise Agreement in de komende jaren veel voordelen biedt, kent het ook enkele nadelen. Eén nadeel is de vereiste hoeveelheid licenties. Voorheen moesten klanten akkoord gaan met het licenseren van minstens één Enterprise Product. Dit betekende dat bijna alle gebruikers of apparaten in de organisatie gelicentieerd moesten worden op één Enterprise Product. Hoewel deze vereiste nu flexibeler is, blijft het een aandachtspunt. Dit is vooral zo voor klanten die eerder problemen hebben gehad met overlicentiëring. 

Daarnaast kunnen EA’s meer licenties of een langere looptijd vereisen dan oorspronkelijk gepland of verwacht. Dit kan problematisch zijn als uw organisatie in omvang afneemt en u contractueel verplicht bent meer aan te schaffen. Bovendien brengt de verplichte Software Assurance (SA) voor on-premises licenties extra jaarlijkse kosten met zich mee, die niet altijd direct in verhouding staan tot de behoeften van de organisatie.

Hulp nodig bij uw EA verlenging? Raadpleeg een licentie-expert van Q-Advise! 

Kiezen tussen een Enterprise Agreement (EA) of een Cloud Solution Provider (CSP) 

Enterprise Agreements bieden een traditionele en betrouwbare methode om uw Microsoft softwarelicenties te beheren. Dit is ideaal voor systemen die u zelf beheert of die deels in de cloud opereren. Voor organisaties die een hogere mate van flexibiliteit vereisen, met name in cloudservices, is Cloud Solution Providers (CSP) een goede keuze. CSP biedt niet alleen de flexibiliteit van maandelijkse betalingen, maar ook de mogelijkheid om uw licenties aan te passen naar gelang uw veranderende behoeften. Voordat u kiest tussen deze twee overeenkomsten, is het belangrijk om deze beslissing af te stemmen op de strategische doelen van uw organisatie. Houd hierbij rekening met de lange termijn kosten en de mogelijkheid om op te schalen in de toekomst. 

Het sluiten van de beste Microsoft EA deal 

De beste prijs ontvangen is natuurlijk belangrijk tijdens een onderhandeling, maar het mag niet het enige doel zijn bij uw Microsoft EA-onderhandelingen. Het is cruciaal om duidelijk te weten wat een goede prijs en succes voor u betekent. Een goed EA-contract zorgt ervoor dat u precies koopt wat u nodig heeft en daadwerkelijk gaat gebruiken. Het is belangrijk dat de verplichtingen in het contract aansluiten bij de technische planning en het implementatieschema van uw organisatie. Daarnaast moet ook rekening gehouden worden met specifieke behoeften, zoals, beveiliging, compliance, support en het algemeen beleid rond overnamens en of fusies. 

De 9 wetten van een Microsoft EA onderhandeling 

Het voorbereiden en onderhandelen van een Microsoft Enterprise Agreement vereist zorgvuldigheid, aangezien het voor veel klanten het belangrijkste softwarecontract is dat ze aangaan. Start minstens negen maanden voor de vernieuwing om voldoende tijd te hebben voor alle stappen. 

1. Team samenstellen: Creëer een onderhandelingsteam van verschillende afdelingen zoals inkoop, IT en juridische afdeling. Betrek een CIO of CFO in een bepaalde strategische rol, en zorg dat alle leden vanuit een stem spreekt . 
2. Doe uw huiswerk: Verzamel alle relevante gegevens en contracten. Weet wat u gebruikt en hoe u het gebruikt. Analyseer de implementatieagenda en controleer of u voldoet aan de licentievoorwaarden. 
3. Optimaliseer: Snij vet weg waar het kan. Met andere woorden. Stop producten die u niet gebruikt of onvoldoende gebruikt. Dit levert al snel een behoorlijke besparing op. 
4. Verken uw benchmark: Elk organisatie koopt licenties. Ook bedrijven die op uw lijken qua aantal medewerkers of qua bedrijfstak. Zij betalen een bepaald bedrag per product en per cloud services. Het is daarom belangrijk om te weten wat een vergelijkbaar bedrijf betaalt. Dit helpt u om te bepalen of u goed of verkeerd zit. 
5. Zet piketpalen: Weet wat u wilt en hoe u dat wilt. Wijk daar niet vanaf. Blijf binnen uw grenzen en piketpalen. Dit zorgt ervoor dat Microsoft ook moet bewegen. Dus niet alleen u als kopende partij. Een succesvolle onderhandeling moet voor alle partijen een succes zjn. 
6. Opties analyseren: Beoordeel het Microsoft-voorstel inclusief basisprijzen. Ontwikkel financiële modellen om zowel Microsofts voorstellen als uw tegenbiedingen te vergelijken. Overweeg alternatieven buiten Microsoft om mogelijke besparingen te ontdekken, en gebruik strategische producten waar Microsoft de focus op legt, zoals Azure, Co-Pilot, Security, en Microsoft 365 E5. 
7. Leidt de onderhandeling: Wees aanwezig tijdens de onderhandeling. Zorg ervoor dat Microsoft begrijpt dat u weet wat u wilt en de onderhandeling de baas bent. Eigenlijk moet u onderhandelen als een eindbaas. Wees bereid tot wederzijdse concessies 
8. Heb geen medeleiden met Microsoft: Microsoft is wellicht de rijkste organisatie op onze aarde. Het bedrijf haalt met gemak een omzet van meer dan 210 miljard dollar een jaar. Dit betekent niet dat ze alles hoeven weg te geven. Maar betekent ook niet dat u medeleiden met ze moet hebben. Ze doen het aardig goed omdat u en andere collegas decennia lang veel te veel betalen voor de Microsoft producten.  
9. Escaleer indien nodig: Wanneer u denkt dat uw contactpersoon niet de juiste dingen zegt of doet, wees niet bang en zoek het hogerop in de organisatie. Microsoft kent veel managementlagen en daar kunt u gebruik van maken. Wees wel realistisch, niet alles kan. Ook Microsoft heeft piketpalen. 

Goede voorbereiding is essentieel 

Goede voorbereiding is essentieel, en dat is zeker het geval bij het onderhandelen over een Microsoft Enterprise Agreement. Zoals hierboven beschreven, zijn er talrijke aspecten waar u rekening mee moet houden bij het aangaan of verlengen van een EA.

Q-Advise staat als betrouwbare partner klaar om u door dit hele proces te leiden. Wij bieden ondersteuning bij het optimaliseren van uw contractvoorwaarden, zodat u kosten en tijd bespaart. 

Neem contact op