Microsoft True-Up: optimaliseren van uw licenties in zes stappen!
Voor organisaties met een Microsoft Enterprise Agreement (EA) is de jaarlijkse True-Up een belangrijk moment. Het is dé kans om te checken of uw softwaregebruik nog overeenkomt met de licenties die u in uw oorspronkelijke overeenkomst heeft aangeschaft. Het afgelopen jaar kunnen er bijvoorbeeld nieuwe gebruikers bij zijn gekomen of extra software-installaties hebben plaatsgevonden. Een True-Up helpt om alles weer netjes op één lijn te krijgen.
Maar een True-Up is meer dan een administratieve taak. Het biedt ook de kans om kosten te besparen en uw IT-omgeving slimmer in te richten. Door goed voorbereid te zijn, voorkomt u onaangename verrassingen, zoals extra kosten of compliance problemen. In dit artikel leest u hoe u in zes stappen het meeste uit uw True-Up haalt.
Krijg inzicht in uw IT-omgeving
Het begint allemaal met overzicht. Welke Microsoft-producten gebruikt uw organisatie? En waar? Denk aan on-premise servers, maar ook aan Azure en Office 365. Verzamel al deze informatie en zorg ervoor dat het compleet en up-to-date is. Dit kan een uitdaging zijn, zeker bij complexe software zoals SQL en Visual Studio, maar het is essentieel voor een succesvol True-Up proces.
Controleer uw organisaties licentierechten
Nadat u weet wat u gebruikt, is het tijd om dit naast uw licenties te leggen. Hoeveel heeft u er? En mag uw organisatie alles op de manier gebruiken zoals u dat doet? Begrijp goed wat uw overeenkomst toestaat en kijk ook even of u Software Assurance op de juiste manier toepast. Dit voorkomt dat u licenties dubbel betaalt of niet optimaal benut.
Haal meer uit uw licenties, neem vandaag nog contact op met Q-Advise!
Wees scherp op complexere software
Niet alle software is eenvoudig te beheren. Bij producten zoals SQL Server of Microsoft 365 is meer aandacht nodig. Bijvoorbeeld: weet u precies welke SQL-servers u gratis mag gebruiken? En houdt u bij Microsoft 365 alle gebruikers bij, ook die niet direct in het portaal staan? Als u hier niet scherp op bent, kunnen de kosten onnodig hoog oplopen.
Zoek kansen om te besparen
Een True-Up is niet alleen een controle, het is ook een kans om uw licenties en kosten te optimaliseren. Zijn er servers die nauwelijks worden gebruikt? Misschien kunt u databases consolideren en zo besparen op hardware en software. Of kijk eens of een goedkopere versie van SQL Server voldoende is voor wat u doet. Ook bij Microsoft 365 is er vaak ruimte om gebruikersprofielen beter af te stemmen op wat echt nodig is.
Maak gebruik van de cloud
De cloud biedt niet alleen flexibiliteit, maar ook kansen om kosten te drukken. Als u bijvoorbeeld overstapt naar Azure, kunt u besparen op hardware en tegelijkertijd uw licentiebeheer versimpelen. Dit kan u ook een sterkere onderhandelingspositie geven bij het vernieuwen van uw Microsoft-overeenkomst. Het is slim om de cloud strategisch in te zetten, zowel operationeel als financieel.
Ga in gesprek met Microsoft
Als u alle bovenstaande stappen goed hebt uitgevoerd, bent u klaar voor het belangrijkste deel: onderhandelen. Met een volledig overzicht van uw licenties en een geoptimaliseerd gebruik, kunt u stevig in gesprek gaan met Microsoft. Begrijp wat hun doelen zijn en speel daarop in. Gebruik de overstap naar de cloud bijvoorbeeld als hefboom om betere deals te krijgen. Dit is het moment om te zorgen dat uw investering ook echt waarde oplevert.
Hulp nodig met uw Microsoft True-Up?
Een Microsoft True-Up is vaak niet iets waar bedrijven naar uitkijken, maar het hoeft ook geen vervelende klus te zijn. Met de juiste aanpak kunt u er juist voordeel uit halen: kosten besparen, uw IT slimmer inrichten en een sterke onderhandelingspositie opbouwen. Heeft u hier hulp bij nodig? Overweeg dan een expert in te schakelen, zoals Q-Advise, om u door het proces te begeleiden en ervoor te zorgen dat u niets over het hoofd ziet.
Wij zijn honderd procent onafhankelijk en handelen altijd in uw belang. Benieuwd wat we voor u kunnen betekenen? Neem vandaag nog contact met ons op!