Hoe Q-Advise een groot ziekenhuis hielp hun Microsoft 365-licentiebeheer te optimaliseren
De digitale transformatie binnen de zorgsector stelt ziekenhuizen voor nieuwe uitdagingen op het gebied van IT-licentiebeheer. Zo ook een groot ziekenhuis, met meer dan vijfduizend medewerkers en meerdere locaties verspreid over het hele land. Dit ziekenhuis kampte met inefficiënt gebruik van hun Microsoft 365-licenties, wat leidde tot onnodig hoge kosten en beperkte grip op toekomstige IT-uitgaven.
Q-Advise werd daarom ingeschakeld om deze situatie grondig te analyseren en te optimaliseren. Met een strategische herstructurering van gebruikersprofielen en licentie toewijzingen werden aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd, zonder dat dit ten koste ging van de zorgkwaliteit. Het resultaat? Een efficiënter gebruik van licenties, voorkomen van over licentiëring en een voorspelbare kostenstructuur. In dit artikel delen we onze aanpak, de belangrijkste uitdagingen en de behaalde resultaten.
Een digitale uitdaging voor een groot ziekenhuis
We hebben het hier over een groot ziekenhuis, met meer dan vijfduizend medewerkers verspreid over meerdere locaties, wat een sleutelrol speelt in de zorgsector. De dagelijkse operaties van dit ziekenhuis zijn sterk afhankelijk van digitale oplossingen zoals Microsoft 365, die de samenwerking en communicatie binnen de organisatie ondersteunen.
Toch bleek het licentiebeheer binnen het ziekenhuis niet optimaal. Door de jaren heen waren er verschillende wijzigingen doorgevoerd in gebruikersprofielen en licentieniveaus, wat leidde tot onnodige kosten en beperkte toegang tot essentiële digitale middelen voor sommige medewerkers. Dit zorgde voor extra druk op het IT-budget en beperkte de flexibiliteit om nieuwe digitale oplossingen te omarmen.
Q-Advise werd gevraagd om de situatie te analyseren en een strategie te ontwikkelen om het licentiebeheer te stroomlijnen. Het doel? Kostenreductie realiseren, over licentiëring voorkomen en ervoor zorgen dat de juiste tools beschikbaar blijven voor medewerkers, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van zorg en innovatie.
De belangrijkste knelpunten binnen het licentiebeheer
Voorafgaand aan de samenwerking met Q-Advise ondervond het ziekenhuis de volgende uitdagingen:
- Ongestructureerd licentiegebruik: Medewerkers hadden toegang tot functies die zij niet nodig hadden, terwijl anderen juist essentiële tools misten.
- Over licentiëring: Door een gebrek aan inzicht in gebruikersprofielen betaalde het ziekenhuis voor meer licenties dan nodig.
- Onvoorspelbare kosten: De afwezigheid van een duidelijke strategie maakte budgetplanning complex en onvoorspelbaar.
Deze inefficiënties zetten druk op het IT-budget en beperkten de ruimte voor andere investeringen. Het was dus tijd dat Q-Advise kwam helpen.
Een gestructureerde aanpak voor optimaal licentiebeheer
Q-Advise begon met een uitgebreide analyse van de huidige licentie omgeving. Hierbij werden gebruikersprofielen en kostenstructuren in kaart gebracht, met oog voor zowel de huidige behoeften als toekomstige groei. Op basis van deze inzichten werd een plan uitgewerkt dat gericht was op drie speerpunten:
- Optimaliseren van gebruikersprofielen: Licenties werden afgestemd op de daadwerkelijke behoeften van gebruikers.
- Elimineren van overbodige licenties: Onnodige licenties werden verwijderd, zonder in te leveren op functionaliteit.
- Creëren van voorspelbaarheid: Er werd een kosten strategie geïmplementeerd om budgetplanning te vereenvoudigen.
Deze aanpak garandeerde niet alleen kostenbesparingen, maar zorgde ook voor een efficiëntere samenwerking tussen IT en andere afdelingen binnen het ziekenhuis.
Weer grip op de licentiekosten
Onze aanpak bestond uit praktische stappen om het ziekenhuis direct en duurzaam te helpen:
Gebruikersprofielen herstructureren: Medewerkers kregen precies de licenties die zij nodig hadden, zonder overbodige functies.
Onnodige licenties verwijderen: Overbodige licenties werden opgespoord en beëindigd, wat directe kostenbesparingen opleverde.
Voorspelbaarheid verbeteren: Door meer grip op licentiekosten te creëren, werd budgettering eenvoudiger en nauwkeuriger.
Samenwerking verbeteren: Q-Advise werkte nauw samen met IT- en managementteams en bood trainingen om de nieuwe structuur te waarborgen.
Ook kosten besparen op licenties? Neem dan even contact op met Q-Advise voor de mogelijkheden!
Wat het ziekenhuis heeft bereikt met de nieuwe strategie
De samenwerking tussen Q-Advise en het ziekenhuis heeft duidelijke voordelen opgeleverd:
Allereerst gaat het ziekenhuis nu efficiënter met hun licenties om, alle medewerkers hebben nu toegang tot precies de tools die ze nodig hebben. Daarnaast werden door over licentiëring te elimineren, de licentiekosten met 21% verlaagd. Ook heeft de introductie van de nieuwe licentiestructuur de communicatie tussen afdelingen binnen het ziekenhuis verbeterd en heeft het ziekenhuis nu een voorspelbare kostenstructuur, wat bijdraagt aan een stabielere budgettering en meer grip op toekomstige kosten.
Een woordvoerder van het ziekenhuis benadrukte de impact van deze samenwerking:
“De aanpak van Q-Advise gaf ons niet alleen de kostenbesparingen die we zochten, maar ook een duurzaam en beheersbaar systeem voor de toekomst. We hebben nu meer inzicht en controle over ons licentiegebruik dan ooit tevoren.”
Wilt u ook uw licentiebeheer optimaliseren?
Bent u benieuwd hoe Q-Advise uw organisatie kan helpen bij het optimaliseren van licenties en het maximaliseren van IT-investeringen?
Neem contact met ons op en ontdek hoe wij waarde kunnen toevoegen aan uw organisatie.
[Plan een gratis consultatie]