Microsoft EA-verlenging? Zo bereidt u zich voor tegen Microsoft en de LSP!

Microsoft Enterprise Agreement bestaat inmiddels al ruim twintig jaar. Dat betekent dat veel Microsoft klanten al een paar verlengingen achter de rug hebben. Als organisaties het laatste jaar ingaan van hun Enterprise Agreement, komt het vaak voor dat ze denken “oh jee, daar gaan we weer”. Het laatste jaar is namelijk wanneer de angst voor contractverlenging begint te komen bij organisaties. Het verlichten van deze druk is onze core business. Daarom bespreken we in dit artikel hoe u zich het beste voor kunt bereiden op een Microsoft EA-renewal.  

Hoe bereid u zich voor tegen een leger aan Microsoft mensen? 

Als u erachter komt dat uw Microsoft Enterprise Agreement bijna afloopt, zijn er een aantal dingen die u kunt doen om zich voor te bereiden op de aankomende onderhandelingen. Microsoft zelf begint vaak een jaar van tevoren met het intern plannen van uw aanstaande verlenging, wij raden u daarom aan om zelf minimaal zes maanden voor de verlengingsdatum te starten met voorbereiden.  

Als eerst is het verstandig om te identificeren welke Microsoft software en – diensten u binnen uw organisatie daadwerkelijk gebruikt. Maak een grondige inventarisatie en check ook of u de komende twaalf maanden wellicht aanvullende software of diensten nodig gaat hebben. Heeft u dit helder? Dan is het tijd om een lijst te maken van uw eisen aan Microsoft. Zorg ervoor dat u een lange ‘onderhandel eisenlijst’ maakt, zodat u eenvoudig enkele zaken kunt opgeven die minder belangrijk voor u zijn. Zo kunt u de belangrijkste zaken behouden die u wel echt wilt.  

Als u al deze voorbereidingen gedaan heeft zal er op een bepaald moment een fysieke of een online vergadering tussen uw organisatie en Microsoft plaatsvinden om de verlenging te bespreken.  

Microsoft EA-verlenging: fysieke en online vergadering 

Tijdens deze vergadering lijkt het alsof uw Teamsscherm of vergaderkamer is gevuld met een leger aan Microsoft mensen. Maar wie zijn al deze mensen met functietitels die over het algemeen uit twee of drie letters bestaan? Om de EA renewal bijeenkomsten en onderhandelingen tot een goed eind te brengen is het handig om te weten wie al die Microsoft mensen zijn en wat voor hen belangrijk voor is tijdens de onderhandelingen.  

Verleng uw Microsoft Enterprise Agreement met Q-Advise!  

Microsoft Enterprise account teams: Een kijkje in de teamstructuur van Microsoft 

Bij Enterprise Agreement renewal onderhandelingen krijgt u te maken met Microsoft haar Enterprise Account Teams. In deze teams zijn verschillende functies te vinden. Omdat het voor u handig is om te weten met wie u praat tijdens de onderhandelingen, leggen we hieronder uit welke functies vervuld worden in een Microsoft Enterprise Account Team.  

Account Manager (AM): zoals u waarschijnlijk wel verwacht, is de accountmanager verantwoordelijk voor het volledige beheer van uw account. Ook is hij of zij verantwoordelijk voor het aanleveren van sales aan Microsoft. Als gevolg hiervan houdt deze persoon zich ook bezig met alle upsell-mogelijkheden bij uw verlenging.  

Technology Specialist (TS): nauw met uw accountmanager verbonden is de technology specialist. De TS is verantwoordelijk voor de meer algemene technische aspecten van het verkoopproces. Samen vormen de AM en TS de kern van het account team.  

Solution Specialisten: rondom de AM en TS staat een team aan diverse solution specialisten. Deze Microsoft teamleden bieden een bepaald niveau van technische expertise, gekoppeld aan specifieke Microsoft-oplossingen zoals bijvoorbeeld SQL Server of Microsoft Office. Het is belangrijk om te begrijpen dat deze specialisten zich erop focussen dat de productlijnen die zij vertegenwoordigen, aan de nieuwe (verlengde) overeenkomst worden gekoppeld.  

Licensing Specialist (LS): bij een fysieke verlengingsvergadering kunt u ook een licensing specialist verwachten. Dit is vaak de enige Microsoft persoon in de vergadering die meer dan een rudimentair inzicht heeft in de manier waarop de producten in de licentie moeten worden verwerkt. Deze licentie specialist heeft voor de vergadering gewerkt aan het creëren van een reeks licentiemodellen die hij of zij op de vergadering aan u zal presenteren. Deze modellen bevatten een variant op uw huidige overeenkomst, met een reeks aan producten die u waarschijnlijk extra zou kunnen afnemen.  

Salesmanager/Sales Director: soms is er bij de fysieke vergadering ook een sales manager of sales director aanwezig aan wie het Enterprise Account team rapporteert. Als deze persoon aanwezig is, kan er mogelijk een nieuwe dynamiek in de onderhandelingen ontstaan. Deze persoon kan om verschillende redenen aanwezig zijn, variërend van het demonstreren van de toewijding van Microsoft aan uw organisatie, het beoordelen van Microsoft’s account team, het helpen om de ‘deal te sluiten’ of zoiets eenvoudigs als gewoon voor de verandering daadwerkelijk een afspraak maken met een klant.  

Ongeacht de reden dat een salesmanager of sales director bij een vergadering aanwezig is, kan hij of zij soms een andere kijk op de situatie hebben. Een salesmanager of sales director is over het algemeen minder bezorgd over de granulariteiten van uw Enterprise Agreement, omdat ze zich meer zorgen maken over de algehele regionale verkopen. Hierdoor kan deze persoon makkelijker afstand nemen van uw onderhandeling en een groter geheel bekijken. Het is ook de moeite waard om op te merken dat zij in een Microsoft Enterprise Account Team de enige individuen zijn die daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op iets dat verder gaat dan alleen basis concessies.  

Onze ervaring is dat het erg belangrijk is dat u vroegtijdig de toon zet met het account team als het gaat om uw verwachtingen. Ook is het belangrijk om verzoeken door te sturen naar de juiste Microsoft-persoon. Dit zet namelijk de toon voor de onderhandelingen, en hoeft niet confronterend te zijn. 

Binnenkort uw Microsoft Enterprise Agreement verlengen? 

Bij Q-Advise begrijpen wij dat Microsoft een strategische leverancier is voor de meeste van onze klanten, en dat u in de toekomst een sterke en positieve relatie met Microsoft wilt hebben.  

Wij hebben inmiddels jarenlang ervaring met Microsoft licenties, software en diensten en kunnen u daarom goed adviseren en begeleiden als u uw Microsoft Enterprise Agreement wilt gaan verlengen. Wij zijn onafhankelijk en handelen altijd in het belang van uw organisatie, niet in het belang van Microsoft.  

Bent u benieuwd wat wij voor uw organisatie kunnen doen? Bel of e-mail ons vandaag nog voor een adviesgesprek met een van onze Microsoft-onderhandelingsexperts.