Microsoft “invoegtoepassingen” add ons: handig of een extra kostenpost?

Microsoft is inmiddels uitgegroeid tot de marktleider in de cloud- en softwarebranche, met een marktkapitalisatie van wel $2,89 miljard. Het enige andere bedrijf dat hier enigszins bij in de buurt komt is Apple met een marktkapitalisatie van $2,82 miljard. En Microsoft blijft groeien, kwartaal na kwartaal rapporteert de techgigant weer omzetstijgingen. Dit natuurlijk tot grote vreugde van haar aandeelhouders. Toch delen de zakelijke klanten van Microsoft deze vreugde niet. De reden? De stijgende kosten.  

Bij Q-Advise houden we graag al het nieuws rondom Microsoft in de gaten, we hebben hier een team van analisten voor aangesteld. Deze analisten hebben opgemerkt dat de extra kosten bovenop een basis E3 of E5-abonnement de afgelopen vier jaar meer dan verviervoudigd zijn. Dit komt door de add-ons mogelijkheden die Microsoft heeft toegevoegd. Volgens onze analisten had Microsoft in 2019 zo’n 15 add-ons, eind vorig jaar (2023) was het aantal add-ons gestegen tot 61. In dit artikel gaan we het hebben over Microsoft add-ons: zijn ze alleen een extra kostenpost, of zitten er ook voordelen aan vast?  

Wat zijn Microsoft invoegtoepassingen (add-ons)? 

Add-on is een Engelse term voor toevoeging of uitbreiding. Als we dit vertalen naar de software wereld is een add-on hardware of software waarmee één of meerdere nieuwe functies aan bestaande apparatuur of programma’s worden toegevoegd. In de Nederlandse taal wordt een add-on ook vaak een invoegtoepassing genoemd. Een voorbeeld van een invoegtoepassing die Microsoft beschikbaar stelt is bijvoorbeeld Microsoft Copilot voor het Microsoft 365 abonnement. Microsoft Copilot is een schrijfassistent gebaseerd op kunstmatige intelligentie (AI). Deze schrijfassistent kan uw dagelijkse bedrijfsvoering een stuk gemakkelijker maken door te helpen met grammatica, spelling en leesbaarheid. Deze AI-tool kan ingezet worden in o.a. Microsoft Word, Excel, Powerpoint of Outlook. Een hele handige tool dus. Maar wat kost deze invoegtoepassing boven op uw maandelijkse Microsoft 365 abonnementskosten? 

Stel dat u in uw organisatie Microsoft Copilot wilt toevoegen voor Microsoft 365, dan kost u dat nog eens $30 per gebruiker per maand extra, boven op de licentie die u dus al heeft aangeschaft voor Microsoft 365. 

Zet Microsoft add ons slim in en bespaar kosten!  

Microsoft add ons zorgen voor extra kosten 

En zo zijn er steeds meer nieuwe functies en applicaties beschikbaar als betaalde invoegtoepassingen / add-ons voor Microsoft 365-klanten. En dat terwijl een Microsoft 365 E3- of E5-abonnement op zichzelf al niet goedkoop is. Afhankelijk van de overeenkomst die aangegaan is met Microsoft kan een organisatie ongeveer $36 per gebruiker per maand betalen voor een E3 abonnement (mits er een jaarlijkse overeenkomst is afgesloten), en $57 per gebruiker per maand voor een E5 abonnement (mits er een jaarlijkse overeenkomst is afgesloten). Hoewel beide abonnementen een reeks aan productiviteit toepassingen bevatten en Microsoft 365 E5 ook nog enkele beveiligingsdiensten toevoegt, ontbreken er nog steeds delen in het geheel.  

Om maar even een paar voorbeelden te noemen: stel dat u bijvoorbeeld Microsoft Copilot wilt toevoegen aan uw Microsoft 365 abonnement, dan kost uw organisatie dat nog eens $30 per gebruiker per maand boven op uw al bestaande abonnement. Wilt u gebruik maken van Microsoft Teams Premium in uw bedrijf? Dan kost dat u ook nog eens $10 per gebruiker per maand boven op uw Microsoft 365 abonnement. Wilt u ook nog Defender Vulnerability Management inschakelen? Ook dat gaat uw organisatie extra geld kosten. En zo gaat het maar door. Zoals veel ouders en kinderen op de harde manier ontdekken: als de verwachte batterijen niet bij u nieuwe, dure speelgoed zijn meegeleverd, is niemand blij.  

Zitten er voordelen aan Microsoft add-ons? 

Zitten er dan wel voordelen aan Microsoft add ons ? Dat zeker wel. Hieronder hebben we deze voor u verzameld:  

  • Wanneer u ervoor kiest om een invoegtoepassing in te schakelen, worden er nieuwe functies en aangepaste opdrachten toegevoegd aan uw huidige Microsoft 365 programma’s waarmee u uw productiviteit kunt verhogen. Microsoft Copilot is bijvoorbeeld een hele handige tool om de productiviteit in uw organisatie te verhogen, het is alleen jammer dat u er extra voor moet betalen. 
  • U kunt de add-ons uitschakelen wanneer u ze niet meer nodig heeft. Heeft u bijvoorbeeld in de zomermaanden veel remote of thuiswerkers? Dan is het wellicht handig om de invoegtoepassing Microsoft Teams Premium tijdelijk in te schakelen. Deze kunt u dan na de zomermaanden weer uitschakelen. Dit soort schaalmogelijkheden zijn vooral handig voor kleine organisaties, die nog niet altijd periodes van groei doormaken.  
  • Als u een invoegtoepassing download die u in het hele bedrijf wilt inzetten, kunt u deze in één keer bij alle gebruikers in uw bedrijf installeren.  

Microsoft add-ons toevoegen aan uw licenties? 

Twijfelt u nog of u Microsoft add-ons wilt toevoegen aan uw huidige (Microsoft 365) licenties? Dat snappen wij, het is natuurlijk een aardige extra kostenpost. En niet elke invoegtoepassing (add-on) is echt nodig in uw organisatie.  

Bij Q-Advise hebben wij inmiddels aardig wat ervaring met het leveren van diverse betrouwbare en onafhankelijke Microsoft diensten. Zo kunnen wij uw organisatie met onze ervaring, expertise en onafhankelijkheid begeleiden bij het licentiëren van Microsoft software en producten, en u adviseren over welke add-ons handig kunnen zijn voor uw organisatie.  

Bent u benieuwd naar hoe we uw organisatie kunnen helpen als het gaat om Microsoft add-ons? Neem dan even contact met ons op via een van de manieren hieronder. Wij zijn een honderd procent onafhankelijke organisatie en zullen altijd de licentieregels in het belang van uw organisatie toepassen, niet in het belang van Microsoft.