Microsoft Services Provider License Agreement (SPLA): regels eenvoudig uitgelegd voor iedereen
Wanneer u bij Microsoft software en diensten wilt licentiëren, kan het soms best lastig zijn om de goede licentieovereenkomst af te sluiten die past bij de wensen en behoeften van uw organisatie. Er zijn immers vele opties. Bij Q-Advise willen wij het licentiëren bij Microsoft voor u gemakkelijker maken, daarom leggen wij u de vele licentie opties van Microsoft graag uit. In dit artikel vertellen we u daarom alles wat u moet weten over Microsoft Services Provider License Agreement.
In het kort
Wat is Microsoft Services Provider License Agreement (SPLA)?
Microsoft Service Provider Licensing Agreement, vaak afgekort tot Microsoft SPLA, is een overeenkomst tussen twee partijen: een eindgebruiker en een serviceprovider. Het is belangrijk om het verschil tussen deze twee partijen te weten, daarom leggen we de licentiestructuur met een voorbeeld uit. Laten we zeggen dat organisatie A een eindgebruiker is en organisatie B een serviceprovider. Organisatie B, de service provider, licenseert op maandelijkse basis producten en diensten van Microsoft. Deze biedt organisatie B vervolgens weer als diensten of gehoste applicaties aan aan organisatie A, de eindgebruiker. In andere woorden, Microsoft verleent in zijn SPLA programma de gebruiksrechten aan een externe partij, de service provider (organisatie B), zodat de eindgebruiker (organisatie A) niet zelf de licenties hoeft aan te schaffen. Vanuit licentie oogpunt is organisatie B (service provider) dus de licentienemer. De licentieovereenkomst wordt gesloten tussen organisatie B en Microsoft. Organisatie A (de eindgebruiker) ‘huurt’ als het ware diensten bij organisatie B en betaalt hier servicekosten voor.
Onder een Microsoft SPLA licentie overeenkomst kunnen serviceproviders diverse Microsoft diensten en/of producten aan hun klanten aanbieden. Bijvoorbeeld: Exchange Server, Windows Server, Sharepoint Server, SQL Server en nog vele anderen.
Microsoft SPLA: service provider worden
Vaak krijgen wij van onze klanten de vraag “maar wat komt er nou bij kijken als ik service provider zou willen worden?”. Het eerste advies wat we u in ieder geval willen meegeven is om vooraf goed onderzoek te doen naar of service provider worden iets is wat bij uw organisatie past. Het kan veel opleveren, maar de hoeveelheid rapportages aan Microsoft die u jaarlijks aan Microsoft zult moeten doen is ook niet misselijk. Als u er uiteindelijk voor kiest om service provider te worden, doorloopt u de volgende stappen:
- Download de software via het Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC), of schaf de mediafulfilmentkits aan.
- U heeft nu de gebruiksrechten in handen van alle huidige of eerdere productversies.
- Zorg ervoor dat u ten alle tijden blijft voldoen aan het document Services Provider Use Rights (SPUR). Deze is te vinden op de website van Microsoft zelf.
Microsoft SPLA: eindgebruiker worden
Heeft u geen zin om al die papieren rompslomp bij te houden als service provider? Dan bent u wellicht beter af als eindgebruiker, net als organisatie A. Maar hoe sluit u nou zo’n SPLA licentieovereenkomst af als eindgebruiker? Ook hiervan is een klein stappenplan:
- Schrijf uw organisatie in in het Microsoft Partner Network en kies een service provider. Wij raden aan om te kiezen voor een service provider die u echt vertrouwt, er zijn namelijk geen regels over prijzen die service providers mogen vragen aan eindgebruikers.
- U dient twee overeenkomsten te tekenen: De Microsoft Business and Services Agreement (MBSA) en de Services Provider License Agreement (SPLA). MBSA kunt u zien als de algemene voorwaarden van Microsoft, deze hoeft u maar één keer te tekenen (daarna nooit meer). De SPLA overeenkomst dient elke drie jaar herzien en opnieuw getekend te worden.
- Onderteken het License Mobility Addendum om een geautoriseerde partner te worden.
Klaar om uw Microsoft SPLA overeenkomst af te sluiten? Neem contact op met Q-Advise voor onafhankelijk en helder advies!
Microsoft SPLA overeenkomst – wat zijn de voorwaarden?
Als u ervoor kiest om een SPLA overeenkomst aan te gaan, zijn er een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden. Hieronder zetten we ze per categorie voor u op een rijtje:
Licentie
- De service provider is de licentienemer.
- Maandelijkse betalingen worden gedaan aan de service provider door de eindgebruiker, op basis van de gehoste software en diensten.
- Er is sprake van jaarlijkse prijsbescherming.
Eindgebruikers
- Software diensten kunnen wereldwijd worden geleverd.
- Specifieke prijsaanbiedingen zijn beschikbaar voor academische eindklanten.
Vereisten voor service providers
- Service providers zijn verplicht om technische ondersteuning te bieden aan eindgebruikers. (Kunt u deze technische ondersteuning niet aan bieden? Dan kunt u ook geen service provider worden)
- Service providers zijn verplicht om deel te nemen aan de zogeheten Microsoft SPLA-audits. In deze audits moet een service provider de benodigde licenties aan Microsoft rapporteren.
Einde van de overeenkomst
- U kunt ervoor kiezen om een nieuwe SPLA overeenkomst aan te gaan.
- U kunt ervoor kiezen om een SPLA overeenkomst te verlengen. Hiervoor is een eindgebruikersovereenkomst nodig die verder reikt dan de einddatum van de SPLA overeenkomst.
Microsoft SPLA audits
Zoals net al even genoemd, is een service provider verplicht om deel te nemen aan de zogeheten Microsoft SPLA audits. Deze audits kunnen op twee manieren plaatsvinden: via maandelijkse rapportages, of via Zero Use rapporten;
Maandelijkse rapportages
In een maandelijkse rapportage moeten service providers het aantal benodigde licenties voor elk product gebruikt tijdens de voorgaande kalendermaand doorgeven aan Microsoft. Daarnaast moeten service providers de naam en adres van alle eindgebruikers met inkomsten van meer dan duizend dollar per maand rapporteren.
Zero Use rapportages
De naam zegt het eigenlijk al een beetje, een ‘Zero Use’ rapportage moet worden ingediend als er geen gebruik is gemaakt van de software en/of diensten. Dan zijn er dus ook geen kosten verschuldigd. Deze Zero Use rapportages mogen alleen tijdens de eerste zes maanden van de SPLA overeenkomst worden ingediend.
Belangrijk om te weten is dat na de eerste zes maanden service providers moeten beginnen met het rapporteren van minimaal honderd dollar (of het equivalent hiervan) per maand om de SPLA-overeenkomst actief te houden.
Mag een SPLA service provider producten ook intern gebruiken?
Service providers mogen producten ook voor intern gebruik gebruiken, maar wel onder de volgende voorwaarden:
- Het gebruik van deze producten is opgenomen in de maandelijkse rapportage, en hier is voor betaald.
- Het interne gebruik bedraagt minder dan vijftig procent van het totale gebruik van elk gerapporteerd product.
- De Service Provider Use Rights (SPUR) beperkt het interne gebruik van het product niet.
Binnenkort een Microsoft SPLA overeenkomst afsluiten?
Een Microsoft SPLA overeenkomst is, ondanks dat het een veelvoorkomende licentieovereenkomst is, best complex. Bij Q-Advise begrijpen we dan ook dat u wellicht nog vragen heeft over deze complexe licentiestructuur van Microsoft.
Of u nu een eindgebruiker wilt worden, of een Microsoft SPLA service provider: bij Q-Advise kunnen we antwoord geven op alle vragen die u heeft over Microsoft SPLA overeenkomsten. Of u nu wilt weten of uw organisatie er baat bij kan hebben, of dat u de kostenstructuur niet begrijpt. Wij kijken met u mee en begeleiden u met onze inmiddels jarenlange ervaring met Microsoft software en diensten.
Bent u benieuwd naar hoe we uw organisatie kunnen helpen met betrekking tot Microsoft SPLA? Neem dan vandaag nog contact met ons op om er achter te komen hoe wij u kunnen helpen als het gaat om Microsoft SPLA licenties. Wij zijn honderd procent onafhankelijk en zullen altijd de licentieregels in het belang van uw organisatie toepassen, niet in het belang van Microsoft.