Microsoft software en clouddiensten licentiëren – de New Commerce Experience

Als u al eens software of diensten van Microsoft heeft gelicentieerd als bedrijf weet u hoe ingewikkeld het kan zijn: de hoeveelheid mogelijkheden en licentie soorten zijn eindeloos en u bent compleet het overzicht kwijt over wat u nou wel of niet nodig heeft.  

Het doel van Microsoft voor de komende jaren is dan ook om de manieren waarop klanten software en diensten licentiëren te vereenvoudigen. Het vereenvoudigen van de aankoopervaring voor klanten is namelijk hét kernelement om het gemakkelijker te maken om zaken te doen met Microsoft. In dit artikel gaan we het hebben over de huidige situatie als u als organisatie software en diensten van Microsoft wilt licentiëren (lees: een ingewikkelde reeks volume licentie overeenkomsten) en de toekomstige situatie: de New Commerce Experience (NCE).  

Volume licentie overeenkomsten 

Wie kent ze inmiddels niet, de ingewikkelde Microsoft volume licentie overeenkomsten? Ondanks dat Microsoft er hard aan werkt om de licentie processen te vereenvoudigen, zijn ze er nog wel. Dus leggen we u uit waar u op moet letten bij het aangaan van een volume licentie factoren. De factoren waarmee u rekening moet houden als u een volume licentie overeenkomst aanschaft zijn:  

Het aantal licenties: hoeveel licenties u nodig heeft, hangt vaak af van de grootte van de organisatie. Het aantal licenties is ook belangrijk voor welke volume licentie overeenkomst u kunt afsluiten. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen een Microsoft Enterprise Agreement (EA) afsluiten als u met meer dan vijfhonderd gebruikers of apparaten de Microsoft software en clouddiensten voor een periode van drie jaar wil licentiëren. Een Open Value licentie is juist weer geschikt voor kleinere organisaties, daar zijn slechts vijf gebruikers of apparaten nodig om de licentie te starten. Voor u een volume licentie overeenkomst aangaat is het altijd handig om u vooraf te laten informeren.  

De keuze tussen eeuwigdurende licenties of een abonnement licentie: als het gaat om het afsluiten van een volume licentie overeenkomst zijn er twee mogelijkheden: een eeuwigdurende licentie of een licentie op abonnementsbasis. Met een eeuwigdurende licentie voor on-premise software is de organisatie eigenaar van de licentie, en kan de gelicentieerde software gedurende de looptijd van de volume licentie overeenkomst gebruikt worden en voor altijd daarna. De tweede optie is een licentie op abonnementsbasis, met deze licentie kan de organisatie alleen de software gebruiken gedurende de looptijd van de volume licentie overeenkomst. Aan het einde van deze overeenkomst moet de organisatie kiezen of zij de overeenkomst willen verlengen of stopzetten. Als een organisatie ervoor kiest om de overeenkomst stop te zetten, dienen zij de software te de-installeren. In plaats van definitief stopzetten kan een organisatie ook voor de “buy-out” optie kiezen. Met deze optie kunnen de abonnementslicenties worden omgezet naar eeuwigdurende licenties. Let wel op: met eeuwigdurende licenties kunt u niet updates naar nieuwere versies. Even als voorbeeld: u gebruikt nu Windows Server 2022, dan is dit de versie die u eeuwigdurend mag gebruiken. U kunt deze niet updaten naar Windows Server 2025 die dit najaar uitkomt. Dit kan alleen als u Software Assurance heeft. 

Of Software Assurance vereist is: in veel Microsoft volume licentieovereenkomsten is Software Assurance al inbegrepen, maar niet bij allemaal. Dan staat u dus voor de keuze: heeft mijn bedrijf Software Assurance nodig of niet? Microsoft Software Assurance, vaak afgekort tot SA, bevat diverse voordelen voor uw bedrijfsvoering, zoals bijvoorbeeld: toegang tot de nieuwste softwareversies, verbeterde technische ondersteuning en ondersteuning bij planning en implementatie. Het is echter wel een kostenpost, dus het is verstandig om goed af te wegen of uw bedrijf Software Assurance wel echt nodig heeft.  

Of uw organisatie bereid is om een verplichting aan te gaan voor de gehele PC- of server omgeving: en er is nog iets waar u op moet letten als u een volume licentie overeenkomst aan het overwegen bent. Sommige overeenkomsten bieden klanten namelijk de mogelijkheid om op transactionele basis te kopen, dus alleen de licenties die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben. Andere overeenkomsten vereisen weer wel een verplichting waarbij de klant doorgaans het totale aantal desktops in de organisatie moet tellen, om vervolgens licenties (Windows, Microsoft Office of een CAL suite) aan te schaffen voor alle apparaten. Voor u dus een licentie overeenkomst aangaat met Microsoft is het belangrijk om te onderzoeken of uw organisatie bereid is om een verplichting aan te gaan voor de gehele PC- of server omgeving.  

Wilt u ook een soepele overstap naar de New Commerce Experience? Neem contact op met Q-Advise!  

De New Commerce Experience (NCE): Wat is er veranderd? 

Zoals u nu net heeft gelezen, zijn er dus aardig wat factoren waar u op moet letten als u voor uw organisatie Microsoft software of diensten wil licentiëren. Gelukkig is er goed nieuws: Microsoft zelf vindt ook dat dit eenvoudiger moet kunnen. Daarom hebben ze de New Commerce Experience (afgekort NCE) in het leven geroepen.  

NCE moet zorgen voor meer flexibiliteit om aan verschillende behoeften te voldoen. Daarnaast moet NCE zorgen voor consistente overeenkomsten en een consistent beleid. In eerste instantie zal NCE alleen gelden voor zakelijke klanten, vooralsnog dus nog niet voor non-profit organisaties en onderwijsinstellingen. Wij verwachten echter wel dat dit ooit gaat gebeuren. Hieronder vertellen wij u hoe de toekomst van licentiëren bij Microsoft er uit zal komen te zien.  

Licentiëren via Cloud Solution Providers (CSP) 

De mogelijkheid om Microsoft software en/of diensten te licentiëren via een Cloud Solution Provider (afgekort tot CSP) bestaat al even (sinds 2015), maar toch maakt het onderdeel uit van de New Commerce Experience. CSP is een licentie overeenkomst waarbij u uw cloud- en software licenties rechtstreeks kunt aanschaffen bij een (door Microsoft opgeleide) Microsoft partner. Deze diensten worden vaak gebundeld met de diensten van een CSP partner. U schaft dus niet alleen een licentie aan voor de software en/of diensten die u nodig heeft, maar u schaft ook de service aan van een Microsoft partner. Zij zijn namelijk verplicht om uw organisatie ook ondersteuning te bieden.  

Licentiëren via de Microsoft website 

Heeft uw organisatie al helemaal op het oog welke licenties u nodig heeft, hoeveel licenties u nodig heeft en of deze eeuwigdurend of op abonnementsbasis moeten worden aangeschaft? Dan kunt u ook kiezen voor self-service. U kunt namelijk ook rechtstreeks via de website van Microsoft producten en diensten aanschaffen. Momenteel geldt dit alleen nog voor de Online Services producten en de gebruiksdiensten van Azure. Maar in de toekomst zullen hier meer diensten en producten bij komen.  

Direct licentiëren via een Microsoft verkoper 

Heeft u een wat grotere of complexere organisatie? Dan kunt u ervoor kiezen om rechtstreeks licenties af te nemen bij een Microsoft verkoper die betrokken is bij de manier waarop organisaties licentiëren. Momenteel kunnen op deze manier alleen Azure consumptie diensten aangeschaft worden. Ook hier geldt: waarschijnlijk komen er in de toekomst nog meer producten en diensten bij.  

De Microsoft Customer Agreement 

Na verloop van tijd zal Microsoft slechts drie manieren om te licentiëren aanbieden; 1. Via een CSP partner, 2. Licentiëren via de Microsoft website (self-service) en 3. Rechtstreeks via een Microsoft verkoper. Er zal een nieuwe overeenkomst komen om dit te vergemakkelijken: de Microsoft Customer Agreement (MCA). In deze nieuwe overeenkomst hoeft een organisatie maar één keer akkoord te gaan met de voorwaarden, daarna kunnen ze licentiëren via een van de zojuist genoemde manieren. De Microsoft Customer Agreement is op dit moment al beschikbaar in het CSP programma, en wanneer u rechtstreeks bij Microsoft licentieert. In de toekomst zal deze dus ook nog beschikbaar worden als u een licentie aanschaft via een Microsoft verkoper.  

Microsoft software of diensten licentiëren via de New Commerce Experience? 

Bent u een nieuwe klant bij Microsoft en wilt u gaan licentiëren via de New Commerce Experience? Dan heeft u geluk zegt Microsoft, Microsoft heeft het u al een stuk makkelijker gemaakt dan dat het voor uw voorgangers was. De praktijk is het toch anders, daarom s het wel handig om u goed te laten informeren en om goed op orde te hebben welke licenties u nodig heeft in uw organisatie.  

Bij Q-Advise hebben wij inmiddels al jarenlange ervaring met Microsoft producten en diensten, zo ook met het licentiëren van deze producten en diensten.  

Wilt u zich laten adviseren over welke licenties u nodig heeft en op welke manier u deze het best kunt aanschaffen? Neem dan even contact met ons op. Dan kijken we samen naar de huidige situatie in uw organisatie en welke licenties hier het best bij passen. Ook kunnen wij u adviseren over de manier van licentiëren.