Software contract afsluiten: waar u op moet letten!

Een software contract afsluiten of verlengen van een softwarecontract bij Microsoft zoals een Enterprise Agreement (EA) kan hoge kosten met zich meebrengen. Dit geldt natuurlijk ook bij software vendoren als IBM, SAP, Oracle en low code fabrikanten als Outsystems en Mendix. Veel ondernemingen en organisaties bereiden zich onvoldoende voor wat kan leiden tot een slechte onderhandelingspositie. Bent u benieuwd hoe u het beste een software contract moet afsluiten of waar u op moet letten?

Veel klanten krijgen een aanbieding van hun leverancier of van de software vendor zelf wanneer ze een software contract afsluiten. In veel gevallen denkt de klant  dat dit een goed voorstel is maar in sommige gevallen zoekt de klant een second opinion. Er ontstaat twijfels of het advies of het voorstel passend is voor de huidige en toekomstige situatie van de klant.

Ja, ik wil direct onafhankelijk advies.

Software contract afsluiten: Onafhankelijk advies over uw Microsoft software

De bedrijfsvoering van software vendoren en de accountmanagers is erop gericht veel omzet te draaien en klanten over te laten stappen op het werken in de Cloud. Dit proces hangt vaak samen met prijs- en licentiewijzigingen, licentie-audits en nieuwe, complexere regels en contracten.  We begrijpen dat u dit niet zomaar wilt afsluiten, want zijn alle producten binnen het contract wel écht nodig? Vendoren verkopen al te graag producten die passen in hun eigen roadmap, zonder goed te kijken naar uw roadmap.

Klanten dienen zich de volgende vragen te stellen:

• Zijn alle producten binnen het contract nodig?
• Is onze organisatie in staat om alle nieuwe producten binnen 2 tot 3 jaar beschikbaar te maken?
• Is er wel goed gekeken naar de persona’s binnen onze organisatie?
• Zijn we bereid om deze hoge kosten uit het voorstel te betalen?
• Hoe zorg ik voor kostenreductie in dit contract? Zijn er alternatieven?

De licensing experts en consultants van Q-Advise helpen u graag met een second opinion of een alternatief advies over uw software aankoop of contractonderhandeling. We voorzien u graag van handige tips om de onderhandelingen met softwarereuzen als Microsoft ten positieve te beïnvloeden en hoe u uw contract het beste kan afsluiten met de passende licenties.

Neem contact op

Kritische blik op uw huidige IT processen

Bij het afsluiten van een Microsoft contract of een ander software contact is het belangrijk om eerst de huidige situatie in kaart te brengen. Organisaties moeten grip hebben op hun huidige licentiepositie. Wij helpen om de huidige situatie en toekomstige noden in beeld te brengen en te analyseren.

Vervolgens kan er worden gekeken welke optimalisatie mogelijkheden er zijn. Vanuit deze basis bouwen wij een reeks interessante licentie-scenario’s die perfect passen bij de roadmap van de klant. Dit komt erop neer dat er wordt gekeken welke producten de klant in de komende contractjaren gaat inzetten.

Klanten kunnen profiteren van innovaties van de producten, maar op hun eigen tempo, en passend binnen het budget en ambities van de klant.

Te omvangrijk Microsoft contract

We zien vaak dat Microsoft en haar partners Office365 E3, E5 of zelfs M365 E3 of E5 aanbiedt. Organisaties kunnen hiermee zeker heel wat vragen van de business enabelen en snel schakelen met een aantal workloads denk aan MFA, Encrypted mail, Sharepoint etc. maar zijn alle klanten klaar om deze stap te maken?

Vooral gedreven door omzet bij Microsoft en commissies van de resellers en LSP’s wordt er vaak een te omvangrijk Microsoft abonnement afgenomen. In veel gevallen zijn sommige Office 365/ Microsoft 365 E3 vs E5 abonnementen niet nodig. En mocht de klant alsnog deze stap maken, zijn er ook hier grote besparingsmogelijkheden.

Opnieuw inrichten licentieovereenkomst voor Microsoft software

U kunt besparen op de kosten door te kiezen voor een ander licentie vorm. Het is hierbij vaker kosten efficiënt om sommige producten anders in te richten en/of aan te kopen. Zo kan er ten volle gebruik worden gemaakt van innovatie maar blijven de kosten onder controle. De licentie experts en consultants van Q-Advise denken graag met u mee door het e.e.a. anders in te richten. Zo blijft het in de toekomst mogelijk om meer features in te schakelen zodat u kunt blijven groeien, maar blijven de kosten een stuk lager.

Besparingen investeren in de organsiatie

Besparingen op uw software kunnen bijvoorbeeld worden geïnvesteerd in gebruikers adoptie trainingen, waardoor er nog meer waarde wordt gehaald uit het contract. Zo valt er een maximaal resultaat te behalen binnen uw organisatie die zijn afgestemd op de zakelijke behoeften.

Licentiestructuren van Microsoft, IBM, SAP, Oracle en low code fabrikanten als Outsystems en Mendix vragen om veel expertise. Het is hierbij essentieel om goed advies en ondersteuning te hebben zodat u de investering goed doet en optimaal benut.

Bent u benieuwd of uw organisatie ook geld kunt besparen op softwarecontracten?  

Neem contact op met de softwarelicentie & SAM experts van Q-Advise.