Wat is Microsoft Change Of Channel Partner (COCP)?

Een van de grootste kostenposten voor organisaties is een IT-infrastructuur, en dan met name de vele licenties die aangeschaft moeten worden om gebruik te mogen maken van bepaalde software. Veel IT-managers en directeuren van bedrijven nemen daarom een Microsoft Licensing Solution Provider (LSP) in de arm om hen te helpen beslissen met welke licenties ze precies nodig hebben, en om te onderhandelen over hun contracten met Microsoft.  

Helaas is niet elke Microsoft Licensing Solution Provider even zuiver. De hoge commissies die een LSP kan verdienen, kan hem er namelijk wel eens toe zetten om aan u meer of andere producten te verkopen dan u daadwerkelijk nodig heeft. Gelukkig heeft Microsoft hier een oplossing voor: Microsoft biedt namelijk de mogelijkheid om over te stappen van de ene LSP naar de andere LSP. Dit kan via een Microsoft Change Of Channel Partner (COCP) formulier. In dit artikel vertellen we u alles wat u wilt weten over deze formulieren, en hoe Q-Advise u kan ondersteunen in dit proces.  

Wat is Microsoft COCP? 

Microsoft COCP, de afkorting van Microsoft Change Of Channel Partner, is een formulier dat organisaties de mogelijkheid biedt om van de ene Microsoft Licensing Solution Provider over te stappen naar de andere. Dit kan noodzakelijk zijn om verschillende redenen; misschien heeft uw organisatie betere ondersteuning nodig, of biedt een andere LSP scherpere prijzen aan. Het Microsoft COCP-proves helpt organisaties zoals de uwe om soepel over te stappen, zonder onderbreking van licenties of dataverlies.  

Waarom kiezen voor Microsoft COCP? 

Organisaties kunnen er om verschillende redenen voor een Microsoft COCP proces kiezen. Hieronder vindt u de redenen die wij het vaakst van onze klanten horen op een rij:  

Betere ondersteuning: een van de belangrijkste redenen waarom een organisatie kan kiezen voor een COCP is om betere ondersteuning te krijgen. Niet elke LSP biedt dezelfde mate van ondersteuning; sommige Licensing Solution Providers zijn alleen gespecialiseerd in bepaalde sectoren, of hebben meer ervaring met specifieke Microsoft oplossingen. Door over te stappen naar een LSP die beter past bij de behoeften van uw organisatie, kan u profiteren van bijvoorbeeld snellere responstijden en hulp die meer gericht is op uw organisatie.  

Scherpere prijzen: een tweede belangrijke reden is de mogelijkheid om eventueel te besparen op licentie- en abonnementskosten. Microsoft Licensing Solution Providers concurreren vaak op prijs en door van LSP te wisselen, kunnen organisaties vaak betere aanbiedingen en/of kortingen krijgen. Dit kan vooral voordelig zijn voor bedrijven met een groot aantal licenties of complexe IT-behoeften, waar zelfs kleine prijsverschillen al aanzienlijke besparingen kunnen opleveren.  

De juiste expertise: niet alle Licensing Solution Providers hebben dezelfde expertise of focus. Sommige LSP’s zijn bijvoorbeeld alleen gespecialiseerd in bepaalde branches (zoals bijvoorbeeld gezondheidszorg), terwijl anderen juist een heel breed scala aan diensten en oplossingen aanbieden. Door een partner te kiezen met de juiste expertise, kunnen organisaties beter ondersteund worden in hun specifieke behoeften. Dit kan variëren van gespecialiseerde implementaties tot maatwerkoplossingen en strategisch IT-advies. 

Het Microsoft COCP-proces: een stappenplan 

Het Microsoft COCP-proces is best eenvoudig te doorlopen, maar toch zijn er wel een aantal zaken waar u rekening mee moet houden. Daarom hebben we hieronder een Microsoft COCP-proces stappenplan voor u gemaakt:  

Stap 1: Het evalueren van uw huidige LSP 

De eerste stap in het Microsoft COCP-proces is het evalueren van uw huidige LSP. Dit kunt u doen door de volgende vragen over uw huidige LSP overeenkomst te beantwoorden: 

  • Sluit de dienstverlening van uw huidige LSP aan bij de behoeften van uw organisatie?  
  • Krijgt u gericht en snel antwoord als u hulp nodig heeft van uw huidige LSP? 
  • Zijn de kosten van uw huidige LSP contract te overzien, of kunt u het ergens goedkoper vinden?  
  • Bent u tevreden over uw huidige LSP? 

Met deze vragen kunt u goed bepalen of uw huidige Licensing Solution Provider nog steeds bij uw organisatie past, of dat uw organisatie baat heeft bij het overstappen naar een nieuwe Licensing Solution Provider. P.S.: komt uit deze beoordeling dat u nog steeds tevreden bent over uw huidige Microsoft Licensing Solution Provider? Dan hoeft u natuurlijk de rest van dit stappenplan niet te doorlopen.  

Stap 2: Het kiezen van een nieuwe LSP 

Als u er tijdens het evalueren van uw huidige LSP achter bent gekomen dat u niet helemaal tevreden meer bent, is het tijd om op zoek te gaan naar een nieuwe LSP. Hierbij is het aan te raden om goed onderzoek te doen naar wat een eventuele nieuwe LSP precies te bieden heeft, qua kosten en qua service. Ook is het belangrijk om te controleren of deze eventuele nieuwe LSP daadwerkelijk gecertificeerd is door Microsoft, en ervaring heeft met de specifieke oplossingen en sector die relevant zijn voor uw organisatie. Het is ook altijd verstandig om even de referenties te checken.  

Stap 3: Voorbereiding van de COCP 

Voordat u uw COCP formulier indient bij Microsoft, moeten zowel de huidige LSP als de nieuwe LSP worden geïnformeerd over deze voorgenomen wijziging. Hiermee bedoelen we: het verkrijgen van goedkeuring van uw huidige LSP en het afstemmen van de details van de overdracht met uw nieuwe LSP. Het is ook aan te raden om een overdrachtsplan op te stellen, om ervoor te zorgen dat alle partijen op de hoogte zijn van de stappen en de tijdlijn.  

Stap 4: Indienen COCP formulier 

De meest cruciale stap in dit proces is het indienen van het COCP formulier bij Microsoft. Heeft u alles afgestemd met uw huidige en nieuwe Licensing Solution Provider? Dan kunt u dit formulier gaan indienen. Microsoft heeft een verwerktijd voor COCP formulieren, hierover vertellen we u zo meer. Als Microsoft het formulier heeft goedgekeurd, moeten al uw licenties en abonnementen van de huidige LSP naar de nieuwe LSP overgezet worden. Beide LSP’s moeten hier goed samenwerken om ervoor te zorgen dat deze overdracht soepel verloopt: zonder onderbreking van diensten of dataverlies. Het is voor iedereen belangrijk dat alle licenties correct worden toegewezen en dat er geen problemen optreden tijdens de overgang. 

Wilt u weten of u uw Microsoft COCP formulier goed heeft ingevuld? Neem dan contact met de experts van Q-Advise op.  

De 90 dagen regel: verwerktijd COCP formulieren 

Als u al eerder van Microsoft Licensing Solution Provider bent gewisseld, kunt u zich misschien nog wel een tijd herinneren waarin het verwerken van een COCP formulier dertig dagen duurde. Na deze dertig dagen werd dan de overgang naar een nieuwe LSP geactiveerd. Op een gegeven moment is dit helaas gewijzigd naar negentig dagen. We weten niet precies wat hiervoor de reden is, sommigen denken dat Microsoft haar Licensing Solution Providers wil ontmoedigen om klanten van elkaar af te pakken via een COCP formulier. Daarom hebben ze er nu dus voor gekozen om de periode voor COCP te verlengen tot negentig dagen.  

Wat houdt dit dan voor u in? Als u van Licensing Solution Provider wilt wisselen, en u niet minstens negentig dagen voor het einde van uw huidige overeenkomst een COCP formulier indient, loopt de nieuwe Licensing Solution Provider een groot deel van de rebates mis. Dit heeft als resultaat dat de nieuwe LSP op zoek moet gaan naar andere manieren om jullie samenwerking winstgevend te maken. Het is dus van cruciaal belang om uw overstap op tijd in gang te zetten als u ervoor kiest om van LSP te wisselen.  

Veranderen van LSP middels Microsoft COCP? 

Wij begrijpen dat dit een hele hoop informatie is, en dat het voelt alsof er een hoop op u af komt als u van Microsoft Licensing Solution Provider wilt wisselen. Bij Q-Advise kunnen wij u goed adviseren over Microsoft partner selectie, LSP selectie, COCP formulieren en Microsoft licenties.  

Wij hebben namelijk inmiddels al jarenlange ervaring met Microsoft software en diensten. Let wel op: wij zijn geen LSP! Wij zijn een onafhankelijke partij die gespecialiseerd is in het adviseren van organisaties over Microsoft software en diensten. Wij kunnen met u meekijken en u van A-Z begeleiden met onze inmiddels jarenlange ervaring. 

Bent u benieuwd naar hoe we uw organisatie kunnen helpen met betrekking tot Microsoft COCP en de overstap naar een nieuwe Microsoft Licensing Solution Provider? Neem dan vandaag nog contact met ons op om er achter te komen hoe wij u kunnen helpen als het gaat om Microsoft COCP. Wij zijn honderd procent onafhankelijk en zullen altijd de licentieregels in het belang van uw organisatie toepassen, niet in het belang van Microsoft.