Wat zijn de voor- en nadelen van SharePoint Server?

SharePoint on-premise heeft een aantal voordelen maar ook nadelen ten opzichte van SharePoint online. In deze blog zullen wij de meest belangrijke voor- en nadelen met u doornemen.  
 
Als u Microsoft SharePoint wil gebruiken zijn er op dit moment twee verschillende opties, namelijk de on-premise SharePoint Server licenties en het Cloud-based SharePoint online dat zit inbegrepen in Office 365. 

Ja, ik wil direct onafhankelijk advies.

Verschil SharePoint Server en SharePoint online

Voordat we dieper ingaan op de voor- en nadelen bespreken we eerst het verschil tussen de SharePoint server en SharePoint online. Zoals eerder genoemd is de SharePoint server een applicatie met on-premise licenties, dit betekent dat de SharePoint server applicatie rechtstreeks op de servers van uw organisatie worden geïnstalleerd. Dit betekent dat de SharePoint server een intern netwerk is op de servers van de eigen organisatie. In tegenstelling tot SharePoint online, waarbij de applicatie in de Cloud is geïmplementeerd.  
 
Beide vormen van SharePoint brengen voor- en nadelen met zich mee die we in dit blog verder gaan uitlichten.  

Voordelen van SharePoint Server  

Er zijn een aantal voordelen van de SharePoint server ten opzichte van SharePoint online. De belangrijkste zullen we hieronder bespreken.

1.  Migreren van documenten naar de SharePoint server
   Het verplaatsen van documenten en inhoud naar de SharePoint server omgeving is een relatief eenvoudige taak, mits er al gebruik werd gemaakt van een fysieke server. Het verplaatsen van een fysieke server naar een Cloud opslag zoals SharePoint online daarentegen kan enorm veel tijd kosten.   
2.  Informatie veilig opslaanHet voordeel van de SharePoint server is dat bedrijfs- en/of privacygevoelige informatie gewoon opgeslagen kan worden op de SharePoint server omdat het een intern netwerk bevat. Sommige bedrijven kunnen namelijk vanuit wettelijke overwegingen gevoelige informatie niet in de Cloud opslaan.

    

3.  CapaciteitIn tegenstelling tot SharePoint online waarbij de capaciteit limiet vrij strikt is kan je bij de SharePoint server eenvoudig capaciteit toevoegen mocht dit nodig zijn. Dit kan een voordeel zijn voor bedrijven die snel groeien en ruimte voor groei in de capaciteit voor hun servers willen.
   

Voor wat kan ik Microsoft SharePoint gebruiken? Lees hier meer!

Nadelen

Naast dat de SharePoint Server voordelen heeft ten opzichte van SharePoint online heeft het ook significante nadelen. Al deze voor- en nadelen zijn uiteraard gerelateerd aan uw behoeftes en bedrijfsstructuur.

1.  De kosten 

   In vergelijking met SharePoint online zijn de initiële kosten van de SharePoint server iets om rekening mee te houden. De SharePoint on-premise omgeving bestaat vaak uit meerde SharePoint servers die elk de juiste licentie nodig hebben. Uiteraard heeft dit ook invloed op de totale kosten van al deze servers. Echter, in tegenstelling tot SharePoint online is dit vaak een eenmalige kostenpost.Omdat SharePoint online een applicatie binnen Office 365 is, zijn de kosten gebaseerd op een vast bedrag dat inbegrepen zit in het abonnement. Toch moet u de kosten van SharePoint online niet onderschatten, met de vele abonnementsvormen kunnen ook de kosten dusdanig oplopen voor SharePoint online, zelfs dusdanig dat een eenmalige investering in licenties goedkoper is.

   Daarnaast, zijn de administratieve kosten voor de SharePoint servers aanzienlijk hoger, denk hierbij bijvoorbeeld aan onderhoudswerkzaamheden van de Servers.   

   Wanneer je gebruikte Sharepoint server licenties koopt kan je slim besparen op je licentie kosten. Wij van Q-Advise hebben jarenlange ervaring op het gebied van het aan- en verkopen van gebruikte Microsoft licenties! Wij adviseren u dan ook graag op het gebied van tweedehands licenties!
   

2. Server onderhoud en updates 

   In tegenstelling tot SharePoint online wordt de SharePoint Server niet automatisch geupdate door Microsoft. Updates zijn de verantwoordelijkheid van de gebruiker bij on-premise licenties. Dit betekent uw eigen It-Team moet zorgen dat de SharePoint Servers up-to-date blijven. Zoals eerder genoemd heeft dit ook invloed op de kosten. U zult meer werknemers nodig hebben die zich bezighouden met het onderhoud van de SharePoint server, daarbij stijgen logischer wijs ook de kosten. Uiteraard betekent dit ook dat u veel meer tijd zult moeten vrijmaken in uw bedrijfsvoering voor SharePoint gerelateerde activiteiten. 

Welke optie pas het best bij mijn organisatie?

Het kan lastig zijn om te beslissen welke optie het beste past bij uw businessmodel. Het is belangrijk om te kijken naar de behoeftes en wensen van uw organisatie op dit moment maar ook zeker naar de wensen en behoeftes op de lange termijn, uw zogeheten roadmap.  

SharePoint online is goedkoper en makkelijker te onderhouden, omdat het onderhoud en de updates volledig door Microsoft worden uitgevoerd, in de cloud. Dit kan voor kleinere bedrijven, met minder personeel,  een reden zijn om met SharePoint online te werken. Echter, is de kans groot dat uw bedrijf binnen aanzienlijke tijd groei gaat doormaken? Dan gaat dat naar alle waarschijnlijkheid parallel met meer behoefte naar capaciteit, in dat geval kan de SharePoint Server een oplossing zijn. Daarnaast is het belangrijk om te kijken met wat voor informatie uw organisatie werkt. Komt uw organisatie vaak in aanraking met gevoelige informatie dan is een cloud-based solution zoals SharePoint online soms niet eens een optie.

Het is daarom belangrijk te kijken naar de behoeftes en capaciteit van uw organisatie. Wij van Q-Advise kunnen u hierbij adviseren, samen zorgen we ervoor dat u niet onnodig veel geld uitgeeft aan licenties of abbonementsdiensten waar  u bedrijf geen behoefte aan heeft.

Neem contact op

Bespaar met tweedehands SharePoint server licenties

Met gebruikte SharePoint licenties kunt u veel geld besparen. Tweedehands licenties werken hetzelfde als gloednieuwe licenties. Het verschil zit hem in de prijs, die kan tot wel 70% schelen! Gebruikte SharePoint server licenties zijn uiterst interessant voor zakelijke gebruikers, ongeacht de grootte van de organisatie.

Door onze jarenlange ervaring met Microsoft contracten, onafhankelijk licentie-advies en het aan- en verkopen tweedehands licenties kunnen wij uw helpen om de juiste keuzes te maken, zodat u op uw beurt geld kunt besparen. Doordat wij een onafhankelijke partij zijn en dus niet op commissiebasis worden uitbetaald voor het aantal licenties dat wij verkopen kunnen wij u voorzien van eerlijk en transparant advies.

Wilt u meer weten over Microsoft SharePoint licenties? Schroom dan niet om geheel vrijblijvend contact op te nemen met de licentie experts & contractonderhandelaars van Q-Advise.