Hoe gemeente Montferland het maximale uit haar aanbesteding haalde

Om blijvend te kunnen voldoen aan de regelgeving die hoort bij compliance en rechtmatigheid bij de aanschaf van softwarecontracten, koos de gemeente Montferland er afgelopen jaar voor om de Europese Aanbesteding onder te brengen bij een Softwarebroker. Q-Advise begeleidde en adviseerde de gemeente bij het opstellen van deze aanbesteding. “De vraagstukken rondom softwarelicenties en – contracten zijn dermate ingewikkeld dat het voor een afdeling Inkoop en ICT nauwelijks is te behappen. Daarom hebben we advies gevraagd bij Q-Advise, dat ons het gehele traject heeft ondersteund”, vertelt Michael Rave, afdelingshoofd Informatie van de gemeente Montferland.

“Natuurlijk hadden we als gemeente-ervaring met een Europese Aanbesteding, maar voor de wijze van uitvragen – en zodoende het maximale uit de aanbesteding te halen en een duurzame partner te vinden – zochten we een partij die ons daarmee kon helpen”, verduidelijkt Rave.“

Veel (overheids)organisaties en bedrijven kopen hun software telkens in op basis van een project of individuele uitvraag. Behalve veel administratieve rompslomp en uitzoekwerk is dat niet effectief en het zorgt voor onnodig hoge kosten. Door het bundelen van alle softwareaankopen in een Softwarebroker-contract – zoals Montferland heeft gedaan – wordt een flinke efficiencyslag gemaakt en is de rechtmatigheid van alle softwareaankopen, groot en klein, gewaarborgd. Als onafhankelijk expert op het gebied van licenties, compliance, inkoop en aanbestedingen werd Q-Advise gevraagd om het traject te begeleiden en zitting te nemen in het projectteam dat door de gemeente werd samengesteld.

Geloof in plan van aanpak

Met name in het voortraject van de aanbesteding wenste de gemeente Montferland meer ondersteuning en begeleiding. “Wij waren op zoek naar een manier om alle software-aanvragen in een overkoepelende aanbesteding te borgen. We wisten echter niet zo goed hoe we moesten beginnen. Natuurlijk hadden we als gemeente-ervaring met een Europese Aanbesteding, maar voor de wijze van uitvragen – en zodoende het maximale uit de aanbesteding te halen en een duurzame partner te vinden – zochten we een partij die ons daarmee kon helpen”, verduidelijkt Rave. “De vraagstukken rondom softwarelicenties en softwarecontracten zijn dermate ingewikkeld dat het voor een afdeling Inkoop en ICT nauwelijks is te behappen. We kwamen voor deze ondersteuning uit bij de experts van

Q-Advise. De eerste gesprekken met hun teammanager Victor Dsane verliepen erg prettig. Hij overtuigde ons van de wijze waarop hun specialisten dit vraagstuk zouden aanpakken. Dit gaf ons een goed gevoel. We hebben andere partijen toen afgezegd en zijn verder met Q-Advise gaan praten over begeleiding en ondersteuning.”

“Tijdens onze kennismaking zeiden ze dat we met Q-Advise een adviespartij op Champions League-niveau zouden binnenhalen. Die belofte hebben ze meer dan waargemaakt”

Voorbereiding en invulling

Na de kick-off werd duidelijk waar de kracht en toegevoegde waarde ligt van Q-Advise: de voorbereiding en invulling van de inhoudelijke onderdelen in de aanbesteding. De specialisten van Q-Advise op het gebied van licenties, compliance en inkoop met veel juridische kennis hebben hun expertise en kunde ingezet voor hulp bij het bepalen van de benodigde hoeveelheid softwarelicenties, het schrijven van het bestek en een juridische toetsing van de wensen en eisen. “Ook hebben we de gemeente ondersteund met het beantwoorden van de vragen van inschrijvers, de inschrijvingen beoordeeld en de voorlopige gunning opgesteld”, zegt Dsane over de geboden ondersteuning.

“Voor je software aanschaft, moet je eerst weten of je daadwerkelijk nodig hebt wat je koopt”, benadrukt Dsane. “Wij zien vanuit de markt dat veel klanten, ongeacht de grootte van de organisatie of onderneming, worstelen met de hoeveelheid Microsoft-producten. Of het nou gaat om on-premise of Cloud-bundels. En door de verschillende veranderingen van de afgelopen jaren is het er ook niet eenvoudiger op geworden voor klanten. Voordat we de aanbesteding gingen schrijven, moest dus eerst duidelijk zijn wat de gemeente Montferland nodig had. Dit hebben we samen met de gemeente uitgewerkt. Het resultaat heeft ons als projectteam ook goed gedaan.”

Prettige samenwerking

Binnen het projectteam lag de leiding bij Hans Volbeda (Senior Automatisering) en Judie Agterof (Senior Medewerker Inkoop). “De expertises van zowel de gemeente als van Q-Advise hebben we samengebracht, zodat ze gezamenlijk konden werken aan een duidelijke scope en een sluitend bestek”, zegt Michael Rave. “Hierdoor was voor de inschrijvers duidelijk wat de beoordelingsmethode was en verliep het beoordelen van de inschrijvingen en toekennen van de punten heel soepel.”

De woorden van Rave worden bevestigd door Volbeda. “De samenwerking verliep prettig en vlot. We hadden contactmomenten ingepland om de voortgang van het proces te monitoren. Als gemeente weten we wat belangrijk voor ons is, maar dankzij Q-Advise verkregen we de juiste inzichten en konden we alles goed op papier zetten. Q-Advise heeft uitstekend werk geleverd en door hun kennis konden we een sluitend bestek maken.”

Champions League

De Europese Aanbesteding resulteerde in drie kwalitatief goede inschrijvingen, herinnert Rave. “Omdat de uitvraag goed in elkaar zat, konden wij de inschrijvingen juist beoordelen en de punten toekennen op de zaken die voor ons belangrijk waren. We zijn uiteindelijk tot een gunning overgegaan en zien met vertrouwen de komende contractperiode tegemoet. We zijn uitermate tevreden over de kwaliteit die Q-Advise in dit traject heeft geleverd. De meerwaarde is groot. Tijdens onze kennismaking zei Victor Dsane dat we met Q-Advise een adviespartij op Champions League-niveau zouden binnenhalen. Die belofte hebben ze meer dan waargemaakt.”

De gemeente Montferland heeft per maart 2023 de Softwarebroker gecontracteerd en ziet vol vertrouwen uit naar een duurzame toekomst. “Doordat de scope en uitvraag helder waren, kan de nieuwe partner aan de slag. Voor iedereen is duidelijk wat er van elkaar verwacht wordt”, stelt Rave.

Toekomst

De gemeente wil in de toekomst gebruik blijven maken van de advisering van Q-Advise. “De kennis en ervaring die zij meebrengen vanuit een onafhankelijke positie geeft ons de zekerheid dat we een eerlijk en transparant advies krijgen. Dat houdt iedereen scherp”, weet Rave. “Daarnaast kan Q-Advise ons verder helpen met het optimaliseren van de licentiepositie van onze belangrijkste vendoren. Door dergelijke vernieuwde inzichten kunnen we onze behoeftes en wensen nog beter uitvragen.”

De prettige samenwerking, de mate van advies en de hoge kwaliteit van inschrijvingen die de aanbesteding opbrachten, zijn voor Montferland redenen om Q-Advise aan te bevelen bij andere gemeenten en overheidsinstellingen. Rave legt uit: “Hun ervaring heeft ervoor gezorgd dat we tot een beter bestek en aanbestedingsstuk zijn gekomen. Ik deel mijn ervaringen graag, dus neem vooral contact op voor meer achtergrond en toelichting.”

Neem contact op
Gemeenten of overheidsinstellingen die óók hun aanbestedingstraject voor software succesvoller wensen te doorlopen, kunnen contact opnemen met de experts van Q-Advise. “Wij helpen uw organisatie graag verder.”