Enterprise Agreement onderhandeling; wat we geleerd hebben in 2 decennia.

Microsoft Enterprise Agreement (EA) bestaat al ruim 20 jaar. In veel gevallen is een EA een 3-jarig contract. In sommige gevallen ook wel 5 jaar. Dat betekent dat veel Microsoftklanten al een paar verlengingen achter de rug hebben.  

Als je het laatste jaar ingaat van een Enterprise Agreement, komt het veel voor dat klanten het gevoel hebben van “hier gaan we weer”. Dat is wanneer de angst voor contractverlenging begint te komen bij klanten. Het verlichten van deze druk is de core business van Q-Advise. 
 
Soms komen we bij een verlenging van de Enterprise Agreement en dan voel je dat de klant-leverancier relatie verziekt is en beide partijen geven elkaar de schuld. Dit soort vijandige benadering tijdens het maken van deals, of software onderhandelingen, gaat voor geen van de betrokken partijen goed werken. Einddoel van een onderhandeling zal altijd moeten zijn dat beide partijen het gevoel hebben dat ze een goede deal hebben gesloten.  

Veel middelgrote tot grote Microsoft-klanten hebben een onderbuikgevoel over welke korting ze zouden moeten krijgen bij hun volgende vernieuwing.  

Dit is gebaseerd op wat ze momenteel betalen naast hun specifieke IT-budget. De waarheid is dat het onderhandelen over een korting met Microsoft bijna puur gebaseerd is op het hebben van objectieve gegevens van je organisatie en die gegevens omzetten in bruikbare informatie. Omdat je komt opdagen met een onderbuikgevoel of een subjectief of emotioneel verzoek zal het de klant niet helpen maar ook Microsoft niet.   

Ja, ik wil direct onafhankelijk advies.

Feit is dat het krijgen van meer korting niet wordt bereikt door emoties of verwijzen naar subjectieve informatie. Het huidige en toekomstige gebruik van licenties en Cloud services tonen en vervolgens met objectieve en aantoonbare feiten komen is de beste manier om kosten te drukken.  

Weten hoe je dit soort voorbereidingsmateriaal moet ontwikkelen, is het belangrijkste onderdeel van de hele Enterprise Agreement deal. Een bijkomend voordeel van voorbereid zijn door met objectieve en aantoonbare feiten aan tafel te komen, is dat je eigen zelfvertrouwen toeneemt en dat Microsoft de (Teams) meeting verlaat in de wetenschap dat ze met iemand onderhandeling die het snapt.

Het voordeel voor Microsoft in deze aanpak is dat Microsoft de informatie krijgt die ze nodig hebben om hun interne businesscase te maken ter ondersteuning van het kortingsverzoek, wat de kansen van de klant vergroot om de korting te krijgen waarnaar ze op zoek zijn. Onvoorbereid aan de onderhandelingstafel verschijnen is een kostbare vergissing. Toch blijven de meeste klanten het doen. 

Wilt u meer advies over Microsoft contractonderhandeling of ondersteuning bij een Enterprise Agreement project? Neem vrijblijvend contact op met de Microsoft EA contractonderhandelaars van Q-Advise.