Licensing audit
Als licentietekorten tijdens een software-audit of een SAM Baseline Review aan het licht komen, kan dit u als ondernemer duur komen te staan. Organisaties krijgen vaak te maken met audits waarbij het initiatief komt van Microsoft. Meestal is het doel van deze audit om de sales en de reseller van een vendor de mogelijkheid te geven om extra licenties te verkopen.
Bij een licensing audit voert een extern gespecialiseerde partij de audit uit namens Microsoft. In andere gevallen zijn er ook audits waar het initiatief komt van The Software Alliance, voorheen de Business Software Alliance (BSA).
Microsoft licenties
Het is hoe dan ook van belang, als er een software-audit van Microsoft of een externe auditor speelt, om tijdig onafhankelijke expertise in te schakelen. Eventuele compliance kan hierdoor tijdig worden ontdekt en herstelacties kunnen vervolgens worden uitgevoerd met bestaande software licenties of tweedehands licenties.
Tijdens een externe audits zoekt de vendor niet naar een oplossing, die past bij de situatie. Ze zijn uitsluitend op zoek naar een oplossing met extra verkoop als doel, en dus extra beloning voor de sales. Door tijdig onafhankelijk advies van Q-Advise in te schakelen, kan veel financiële schade voorkomen worden.
Neem contact op met een software audit specialist
Wat te doen bij een licentie-audit?
Wanneer u een bericht krijgt van Microsoft, is het belangrijk om het bericht serieus te nemen. Ga hiermee aan de slag en reageer op de brief. Wanneer u dit niet doet, zal Microsoft u hieraan herinneren. Wanneer u helemaal niet reageert op de brief van Microsoft, dan schakelt Microsoft uiteindelijk een accountantskantoor of een auditkantoor in om uw bedrijf te controleren op de licenties van Microsoft. Dit is doorgaans erg duur.
Wanneer uw organisatie een brief krijgt van Microsoft, is het belangrijk om de IT-afdeling of de IT-dienstverlener in te lichten over deze brief. Het is belangrijk voor de IT-afdeling om reeds een begin te hebben gemaakt met de inventarisatie. In de documentatie staan alle gegevens, die van belang zijn voor uw organisatie. Denk hierbij aan het aantal gebruikte pc’s, licentienummers en de volume van licentieovereenkomsten.
Uw bedrijf moet alle software aan kunnen tonen. De documentatie dient te allen tijde up-to-date te zijn. Op deze manier kunt u snel reageren op de licentie-audit van Microsoft. Wanneer u nog geen inventarisatie hebt gemaakt, is het goed om te weten, dat hier tijd in moet worden gestoken. De inventarisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie, twee werkdagen duren.
Microsoft onderhandeling
Wanneer er contact is gelegd met Microsoft, krijgt u een Excel-werkbestand doorgestuurd. In dit werkbestand dient alle informatie voor elk Microsoft-product ingevoerd te worden. Hierna wordt dit werkbestand doorgestuurd naar Microsoft. Nadat het werkbestand is doorgestuurd, zal Microsoft dit evalueren en contact met u opnemen.
Bij het laatste contact informeert Microsoft of uw organisatie te veel of te weinig Microsoft licenties heeft en/of hiermee de SAM-audit voltooid is. In enkele gevallen is er nog een tussenstap. Hierbij stelt Microsoft enkele aanvullende vragen, zoals ‘Waarom heeft uw organisatie slechts … licenties voor dit programma en meer voor … ?’. De software licentie-experts van Q-Advise zorgen voor goede ondersteuning bij een licentie-audit.
